Theo Cục Thuế, hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng ghi nhận chi phí mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh. Đây là căn cứ xác định tính hợp pháp của hàng hóa, đồng thời phục vụ việc kê khai và quyết toán thuế. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh cá thể vẫn băn khoăn về việc liệu có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào trong mọi giao dịch hay không.
Cục Thuế cho biết, hóa đơn đầu vào được hiểu là hóa đơn do bên bán phát hành khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Trên hóa đơn thể hiện đầy đủ các thông tin về bên bán, bên mua, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán.
Đối với hộ kinh doanh cá thể, việc yêu cầu và lưu giữ hóa đơn đầu vào là cơ sở chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch tài chính và là căn cứ để xác định chi phí hợp lệ khi kê khai thuế.
Theo Cục Thuế, hộ kinh doanh cá thể bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào đối với các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ phục vụ mục đích kinh doanh. Trong trường hợp giao dịch không có hóa đơn, khoản chi đó có thể không được tính là chi phí hợp lệ và có nguy cơ bị loại trừ khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu. Điều này có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và kết quả sản xuất – kinh doanh của hộ kinh doanh.
Cục Thuế khuyến cáo, trước khi giao dịch mua hàng, hộ kinh doanh nên trao đổi rõ với nhà cung cấp về việc xuất hóa đơn hợp lệ và kiểm tra đầy đủ các thông tin trên hóa đơn khi tiếp nhận. Hóa đơn có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy tùy theo hình thức phát hành của bên bán, nhưng bắt buộc phải đảm bảo giá trị pháp lý và có thể lưu trữ, truy xuất khi cần thiết.
Việc lưu trữ hóa đơn cần được thực hiện theo đúng quy định, trong đó hóa đơn giấy phải bảo quản cẩn thận, còn hóa đơn điện tử cần được lưu trong hệ thống hoặc phần mềm có khả năng tra cứu lại khi cơ quan thuế yêu cầu.
Trong quá trình kê khai thuế, hóa đơn đầu vào là căn cứ để xác định chi phí được trừ và tính nghĩa vụ thuế theo kỳ. Với các hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng, hóa đơn đầu vào còn là cơ sở để xác định số thuế được khấu trừ.
Cục Thuế nhấn mạnh, việc chủ động yêu cầu và quản lý hóa đơn đầu vào giúp hộ kinh doanh minh bạch tài chính, hạn chế rủi ro trong công tác giải trình và nâng cao uy tín khi tham gia giao dịch trên thị trường.
Theo Cục Thuế, trong bối cảnh toàn ngành đang triển khai chuyển đổi từ mô hình thuế khoán sang kê khai theo doanh thu thực tế, việc hộ kinh doanh sử dụng và quản lý hóa đơn đầu vào đúng quy định càng trở nên cần thiết. Điều này không chỉ nhằm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế mà còn tạo nền tảng để hộ kinh doanh tham gia sâu hơn vào chuỗi cung ứng chính thức và mở rộng cơ hội phát triển.
